1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Модернизируйся или умри: как сохранить бизнес, изменив подход к его ведению

Содержание

Модернизируйся или умри: как сохранить бизнес, изменив подход к его ведению. Удаленная бухгалтерия для ООО

Весна 2020. Коронавирусный кризис. Неизвестно, что будет дальше, но уже сейчас понятно — выживут не все. Если хотите сохранить свое дело, придется оперативно пересмотреть бизнес-процессы: отказаться от лишних трат вроде премиального офиса и печенек, оптимизировать штат, уволив тех, без кого можно обойтись, автоматизировать процессы, которые программами выполняются лучше, чем людьми.

Можно расценивать это как затягивание поясов и шаг назад.

Можно — как прорыв в развитии.

Прочтите эту статью и узнайте, чем удаленный бухгалтер лучше штатного, и как устаревший подход к ведению бухучета тянет ваш бизнес на дно.

  • ООО на ОСНО — от 15 000 р.
  • ООО на УСН — от 9 000 р.
  • ИП на УСН — от 6 000 р.

Бухгалтерский аутсорсинг — передача отдельных участков или бухгалтерии целиком для обслуживания специализированной бухгалтерской компанией.

Не будем далеко ходить, откроем Интернет, наберем в поисковой системе «бухгалтерский аутсорсинг» и получим список компаний, оказывающих такие услуги. Каждая из которых считает своим долгом рассказать нам о преимуществах бухгалтерского аутсорсинга. Вот основные аргументы:

  1. Качественный бухгалтерский аутсорсинг может предоставляться только специализированной бухгалтерской организацией по официальному договору.
  2. Снижение расходов на содержание собственной бухгалтерии за счет отсутствия:
    • заработной платы сотрудников бухгалтерии;
    • налогов с зарплаты (Взносы в фонды 30.2%, НДФЛ — 13%);
    • пособий, отпускных, больничных;
    • необходимости повышать квалификацию бухгалтера;
    • затрат на покупку специальной бухгалтерской программы и ее регулярного обновления;
    • иных расходов.
  3. Вы имеете возможность воспользоваться услугами и помощью любого сотрудника компании.
  4. Сотрудники имеют большой опыт работы с налоговыми органами.
  5. Нет необходимости заниматься поиском нового бухгалтера после ухода предыдущего в декрет или увольнение.
  6. Налоговая оптимизация и минимизация с учетом специфики вашей деятельности.
  7. Уменьшение налогооблагаемой прибыли на стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Учитываете данные расходы при расчете НДС.
  8. Каждому нашему заказчику мы выделяем персонального главного бухгалтера.
  9. Наша компания застраховала свою деятельность на серьезную сумму.
  10. У нас внедрена система менеджмента качества.

Что же кроется за всем этим?

1. Качественный бухгалтерский аутсорсинг может предоставляться только специализированной организацией по официальному договору.

Качество услуг зависит не столько от бухгалтерской компании, сколько от сотрудников, там работающих. Если качественный аутсорсинг заявляется как преимущество перед частным бухгалтером, вас вроде бы заставляют поверить, что частный бухгалтер на аутсорсинге будет работать некачественно. Утверждение, как минимум, спорное. Иной раз все оказывается наоборот: частный бухгалтер имеет намного больше возможностей лично уделить внимание и понять ситуацию, нежели большая бухгалтерская компания.

Определите для себя важные критерии качества аутсорсинга и проверьте выбранную компанию или бухгалтера на соответствие им.

2. Снижение расходов на содержание собственной бухгалтерии.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг все расходы, которые раньше фирма платила самостоятельно, теперь несет бухгалтерская организация. Неужто есть еще человек, способный верить, что она не компенсирует их за счет клиента? Более того, цена услуги включает также аренду офиса (частный бухгалтер обычно работает на дому), затраты на телефон, интернет (бухгалтер обычно забывает предъявить эти расходы работодателю), зарплату других сотрудников (курьеры, секретари, всевозможные начальники, дирекция), прибыль (доход учредителей).

Таким образом, бухгалтерский аутсорсинг такого же качества не может быть дешевле частного бухгалтера.

3. Вы имеете возможность воспользоваться услугами и помощью любого сотрудника компании.

Бухгалтерские, юридические и аудиторские компании часто состоят в одной холдинговой структуре. Несмотря на то, что все они принадлежат одному владельцу, перед сотрудниками поставлены различные цели и задачи. Разные отделы, разные начальники, разный доход, системы оплаты труда, системы мотивации. Вряд ли аудитор соседней компании будет бескорыстно помогать вашему бухгалтеру. А бухгалтер, который на аутсорсинге ведет еще 100 организаций, вряд ли найдет время помогать аудитору из соседнего отдела.

4. Сотрудники имеют большой опыт работы с вашим видом деятельности.

Откуда гарантия, что именно такой опыт будет у Вашего главбуха? Вы же не проверяете резюме обслуживающего главбуха перед подписанием договора в компанией.

Убедитесь, что ваш обслуживающий бухгалтер умеет работать с вашим видом деятельности. Да и вообще умеет работать.

5. Нет необходимости заниматься поиском нового бухгалтера после ухода предыдущего в декрет или увольнения.

Зато таким поиском озадачивается обслуживающая бухгалтерская компания. В случае декрета или увольнения бухгалтера, который вас ведет, вас передадут другому. И ему заново придется вникать в специфику работы.

6. Налоговая оптимизация и минимизация с учетом специфики вашей деятельности.

Законным способом уменьшить налоги сложно, поэтому это стоит очень дорого, а часто обычные бухгалтеры просто не умеют это делать (хотя в резюме все пишут, что оптимизировали налоги). В рамках бухгалтерского аутсорсинга налоговое планирование заключается в лучшем случае в своевременном получении от вас правильно оформленных документов.

Если вам нужно именно уменьшение налогов, это стоит обсуждать с грамотными налоговыми консультантами, которые на этом специализируются.

7. Уменьшаете налогооблагаемую прибыль на стоимость бухгалтерского аутсорсинга.

Да, это правда. Вы можете смело оплачивать услуги аутсорсинга в «белую» без дополнительного напряга, в то время как с зарплаты бухгалтера придется уплатить кучу налогов и сдать кучу отчетов в фонды.

8. Каждому нашему заказчику мы выделяем персонального главного бухгалтера.

Это обычная практика в любой бухгалтерской компании. При знакомстве с бухгалтерской организацией просите, чтобы вам показали вашего главбуха. Посмотрите на его внешний вид. Насколько он устал, насколько он внимателен. Если он измучен, изнурен, глаза потухшие, одежда неопрятная, вполне возможно, что этот человек ведет 100 фирм и вы ему в качестве 101 совсем не нужны. Если он доброжелателен и приветлив, значит, скорее всего, ему нравится работа, и вы попадете в хорошие руки.

9. Наша компания застраховала свою деятельность на серьезную сумму.

Если компания заявляет о страховке, попросите предоставить вам копию полиса с указанным в ней страховым возмещением и застрахованными рисками. Недавно мы озаботились страхованием бухгалтерской ответственности, и обнаружили, что многие известнейшие страховые компании не страхуют самый главный риск — несдачу отчетности. Однако, следует понимать, что страхование бухгалтерского аутсорсинга не обязательно, а отсутствие такой страховки не означает, что компания плохая.

Читать еще:  Раввины из России и Израиля проверили кошерность пишевых производств Азербайджана

Так что же, нельзя отдавать ведение бухгалтерии в руки сторонних компаний?

Можно, а часто даже и нужно! Если у вас небольшая фирма, и нет смысла держать главного бухгалтера в штате, аутсорсинг вам будет выгоден и полезен. Только выбирать компанию нужно с умом, такую, которой вы доверяете. С учетом, конечно же, всего вышенаписанного.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

Цены на аутсорсинг бухгалтерии для каждого клиента устанавливаются индивидуально, поскольку на стоимость влияют такие показатели как:

  • Осуществляемые виды деятельности;
  • Внешнеэкономическая деятельность;
  • Количество операций по различным участкам учета и их сложность;
  • Численность сотрудников;
  • Наличие или отсутствие кассового аппарата;
  • Имущество в лизинге;
  • Процентные кредиты и займы и много другое.

Одинаковых компаний не существует, в связи с чем и стоимость обслуживая можно оценить только после определения всех параметров учета, а также понимания того, что именно планируется передать на аутсорсинг. Ориентировочная стоимость приведена в таблице:

Количество операций в месяцЕжемесячная стоимость, руб.
ООО и ИП на ОСНООО на УСНИП на УСН
до 10700060005000
от 10 до 3011500105008500
от 30 до 60140001300012000
от 60 до 100160001500014000
от 100 до 200250002200020000
от 200 до 300360003200029000
от 300По договоренностиПо договоренностиПо договоренности

Примеры стоимости бухгалтерского аутсорсинга по нашим последним договорам:

ООО на ОСН, строительство и услуги — около 150 операций в месяц по журналу операций, все первичные документы проводит и выписывает Амбер, включая подготовку договоров с Заказчиками и приложений к ним, 6 человек в штате, лизинг, ежемесячная стоимость бухгалтерского аутсорсинга 35 000 руб.

ООО на ОСН, оптово-розничная торговля — около 2000 операций в месяц по журналу операций, в т.ч. 700 реализаций, которые Заказчик проводит самостоятельно в 1С УНФ, 12 человек в штате, подготовка минимального комплекта кадровых документов, касса, экспорт в ЕАЭС, кредиты и займы, ежемесячная стоимость бухгалтерского аутсорсинга 38 500 руб.

ООО на ОСН, оптовая торговля — около 80 операций в месяц по журналу операций, в т.ч. 10 реализаций в месяц, ежеквартальные сверки с заказчиками по договорам в у.е., 2 человека в штате, все первичные документы (счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения) проводит и выписывает Амбер, ежемесячная стоимость бухгалтерского аутсорсинга 16 000 руб.

ООО на ОСН, строительство — около 300 операций в месяц по журналу операций, в т.ч. 40 реализаций, 50 чел. в штате, акты выполненных работ заказчик делает самостоятельно, все прочие первичные документы проводит и выписывает Амбер, ежемесячная стоимость бухгалтерского аутсорсинга 52 000 руб.

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг предпринимателю?

Отказаться от «своего» бухучета организации сложно. Это требует подготовки. Нужно изучить фактическое состояние дел, проверить документацию и составить опись, выполнить сверку со всеми контрагентами и работу с налоговой. Кроме руководителя будут задействованы другие сотрудники, особенно материально ответственные. Например, кассир и завсклада. В целом, процедура включает несколько взаимосвязанных этапов. Приступить к поиску подрядчика нужно лишь взвесив все за и против.

Первый этап: выявление проблемы

Конечно, сдача отчетности контролирующим органам – серьезная задача, но этого недостаточно для применения аутсорсинга. Приглашенному специалисту необходимо озвучить задачу, которую он будет решать. Поможет:

  • проверка документации предприятия;
  • проведение инвентаризации и сравнения данных на бумаге с фактическими остатками;
  • сверка со всеми контрагентами, потом с налоговой;
  • составление описи документов;
  • формирование списка задач.

Новой компании, только начавшей работу, проще выполнить это. Бухгалтерский аутсорсинг помогает решить ряд проблем, в частности – составить грамотный бизнес план по предоставленной информации.

Второй этап: поиск исполнителя

Необходимость привлечения сторонних специалистов выявлена. Документы подготовлены, свежие отчеты получены, список дел готов. Теперь нужно выбрать подходящего подрядчика, ориентируясь по критериям.

Третий этап: заключение договора

Когда подрядчик найден, проверен и его работа устраивает, стороны должны заключить договор. Там обозначить список задач, ответственность участников и другие нюансы. Стоимость услуг лицензированной компании всегда выше, чем у одного удаленного специалиста. Зато взамен клиент получает гарантию результата. После подписания бумаг и проставления печатей, каждая сторона получит свой экземпляр. Список услуг, указанных в содержании договора можно менять по соглашению. Например, увеличить их или наоборот, снизить.

Четвертый этап: контроль за выполнением задач

Безусловно довериться новому партнеру нельзя. Бухгалтерский аутсорсинг предполагает передачу сторонним людям внутренние дела компании. По отчетности, выпискам и другим бумагам несложно понять специфику деятельности, уровень оборота и другие факты. Лучше отслеживать работу специалиста. Если приходящий бухгалтер только составляет отчет, можно проверить его самостоятельно или попросить знакомого, обладающего соответствующими знаниями, выполнить это.

Уровень доверия тоже поднимать постепенно. Сначала ограничиться консультацией или разовыми услугами. Потом попросить сдать отчет или выполнить расчет зарплаты штату сотрудников.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

2. Надёжность и конфиденциальность

Одна из главных проблем — поиск опытного бухгалтера. А если учитывать предыдущий пункт, когда любой бизнесмен хочет как можно больше сэкономить, то эта задача становится вообще сложно осуществимой. Есть риск нарваться на недобросовестного специалиста или просто на вчерашнего студента, который добавил себе лишние 2–3 года опыта в резюме. Проверить его знания обычному бизнесмену, не владеющему всей сложностью и зарегулированностью бухгалтерского и налогового учета в РФ, вряд ли удастся.

И самое главное — ответственность за работу. Если бухгалтер совершит серьёзную ошибку и подставит компанию, то получить с него возмещение ущерба не выйдет. Он просто уволится по ТК — и всё, бизнесмен останется с долгами, а судебная тяжба с бухгалтером отнимет массу времени и финансов. Особенно часто такое случается, когда речь идёт о приходящем бухгалтере, тем более что большинство владельцев малого бизнеса для экономии

Читать еще:  В Азербайджане обеспокоены судьбой мусульманских памятников в Карабахе

30 % на страховых взносах даже не заключают подрядный договор с таким специалистом, и он может в любое время слить данные конкурентам или налоговой или испариться в неизвестном направлении с бухгалтерской базой компании. В этом случае восстановление учета обойдется не меньше чем в 70 % от уже оплаченных услуг предыдущему бухгалтеру.

Что касается аутсорсинга, то здесь всё куда лучше. Так, к примеру, компания «ФинАссистент» закрепляет ответственность в договоре сопровождения, а доступ к данным базы «1C» защищён SSL- соединением, используемым в клиент-банках. Сами данные хранятся на сервере в надёжном, отказоустойчивом и безопасном дата-центре. То есть получить доступ к бухгалтерской базе данных «1С» может только владелец бизнеса и ограниченное количество сотрудников «ФинАссистента», ведущих учет организации. Отметим, что данные обрабатываются и резервируются на распределённых облачных серверах, а это значит, что даже если один из серверов выйдет из строя, данные не сотрутся, как в случае с классическим для малого бизнеса хранением информации на одном носителе.

Отметим, что «ФинАссистент» использует облачные технологии «1C» для совместной и параллельной работы сотрудников клиента и аутсорсера, что исключает вероятность двойного ввода данных. То есть компания «ФинАссистент» предоставляет два вида услуг: как отдельную аренду «1С» для самостоятельного ведения бухучёта, так и облачную «1С» — как элемент при оказании услуг по ведению бухучёта. В любом случае вариант с облачной «1С» даёт мобильность, надёжность и высокую степень защиты информации, удобную коллективную работу, гибкость и регулярное обновление.

Каждый сотрудник компании «ФинАссистент» подписывает бессрочное соглашение о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны на условиях личной финансовой ответственности. В случае утечки информации или возникновения штрафных санкций по вине компании, она возмещает убытки за свой счёт, причём срок давности составляет три года. Так что компания «ФинАссистент» заинтересована в том, чтобы её работа была сделана качественно.

Время чтения — 12 минут

Аутсорсинг бухгалтерских услуг с каждым годом становится все более востребованным. Достаточно сравнить по годам рэнкинги аутсорсинга учетных функций по годам, составляемых РА «Эксперт» (RAEX).

Рынок не консолидированный, поэтому установить точный объем рынка, количество его участников, а также структуру их клиентов очень сложно. На рынке присутствуют как солидные международные компании, так и фрилансеры «многостаночники».

Бухгалтеры-частники, как правило, заключают договоры с несколькими организациями, где бухгалтерский учет связан с простыми операциями. Это интересно мелким компаниям, с небольшим оборотом.

Но практика показывает, что со временем бухгалтер-частник «выдыхается» и начинаются проблемы. Как правило, такие проблемы передают уже небольшим бухгалтерским компаниям. Минусом таких компаний является отсутствие штата смежных специалистов.

Для зрелого бизнеса более всего подходят специализированные консалтинговые компании или аудиторско-консалтинговые компании, которые имеют достаточный штат специалистов, а также имеют ресурс для полноценного бухгалтерского сопровождения.

Конкурентами для консалтинговых компаний являются IT-компании, предлагающие сервисы для замещения низкоквалифицированной и трудоемкой работы IT-решениями. Но специфика ведения бухгалтерского учета в нашей стране дает ещё много времени для оттачивания автоматизации процессов.

Аутсорсинг бухгалтерии имеет ряд очевидных преимуществ и в этой статье рассмотрены основные из них.

1. Экономия на ФОТ

Оплата работы бухгалтера – обязательная и постоянная статья расходов любой организации. Независимо от того, заключен ли с бухгалтером трудовой договор по основному месту работы или по совместительству, работодатель обязан выплачивать заработную плату, а также связанные с ней налоги и взносы. В случае с основным местом работы бухгалтера в вашей организации возникают дополнительные расходы в виде больничных, отпусков и пр.

Аутсорсинг бухгалтерии будет дешевле, т.к. компания-заказчик платит только за чистое время работы специализированной консалтинговой компании. Таким образом, компания-заказчик экономит на налогах, которые были бы оплачены штатному или приходящему бухгалтеру.

Более того, размер оплаты по схеме аутсорсинга бухгалтерии на рынке всегда ниже, чем размер заработной платы. Это связано с тем, что сотруднику работодатель платит согласно уровню заработной платы, устанавливаемой на рынке труда. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии рассчитывается исходя из количества операций соответствующих специалистов, что гораздо выгоднее для компании-заказчика.

Если со временем объем работы бухгалтерии увеличивается, то расходы возрастают пропорциально новым трудовым договорам. А ведь эти средства могли бы быть использованы для инвестиций в будущее компании, если бы у неё была реализована схема аутсорсинга бухгалтерии.

2. Какой KPI у вашего бухгалтера?

Зарплата бухгалтера по трудовому договору напрямую не зависит от результата хозяйственной деятельности компании. На практике большинство руководителей не включают административную составляющую KPI в функциональные обязанности бухгалтера.

Т.е. заработная плата бухгалтера не предусматривает штрафы за несвоевременную сдачу отчетности, ошибки в проводках и прочее. Это связано со страхами руководства испортить отношения с бухгалтером. Более того, система учета, которую выстраивает бухгалтер в компании, может создавать излишние бюрократические проволочки, что мешает бизнес-процессам.

Здесь в выигрышном положении оказывается аутсорсинговая компания, т.к. отношения с ней регламентированы договором.

Обратите внимание, как происходит поиск бухгалтера на ту или иную вакансию. Руководитель ищет бухгалтера, который будет помогать в хозяйственной деятельности, а не сковывать хозяйственную деятельность формальным подходом к оформлению сделок, требованиями к перезаключению договоров, изменению работы sales-менеджеров и т.п. Другими словами, каждый руководитель заинтересован в органичном встраивании бухгалтера в рабочие процессы.

3. Ответственность

Очевидным плюсом аутсорсинга бухгалтерии является финансовая ответственность специализированной консалтинговой компании при необходимости возмещения денежных средств компании-заказчику в случаях неправильного ведения бухгалтерского учета.

С бухгалтера, оформленного по трудовому договору, невозможно взыскать большие суммы за недобросовестное выполнение своих функциональных обязанностей. Даже процесс увольнения бухгалтера потребует немалых управленческих усилий. Напротив, все взаимоотношения с аутсорсинговой компанией регламентированы договором, включая материальную ответственность.

4. Аустсорсинг работает в режиме 24/7

Услуга аутсорсинга бухгалтерии отличается доступностью в любое время суток. Бухгалтер по трудовому договору может заболеть, уйти в обязательный отпуск, взять больничный. На практике часто встречаются случаи, когда бухгалтера (а, как правило, это женщины) отпрашиваются по семейным обстоятельствам. Вышеуказанные случаи – это потеря оперативности, а зачастую внимательности и точности при ведении бухгалтерского учета.

Аутсорсинговая компания работает постоянно. В профессиональных компаниях все задачи приходят на helpdeck. Кроме того, при отсутствии одного специалиста в аутсорсинговой компании его заменяют другим, без потери качества работы и без изменения стоимости аутсорсинга бухгалтерии.

5. Конфиденциальность

В договоре аутсорсинга бухгалтерских услуг обязательно присутствует раздел о неразглашении информации. Специализированная консалтинговая компания, которая рассчитывает долго работать на рынке и заботится о своей репутации, никогда не допустит разглашение информации о своих клиентах.

Исходя из практики, смело можно утверждать, что бухгалтеры по трудовому договору довольно часто манипулируют руководством, намекая на то, что они «кое-что знают», что только они держат ситуацию под контролем. Естественно, большинство руководителей идут на невыгодные управленческие решения из-за боязни оглашения информации. Таким образом, многие компании становятся заложниками недобросовестных бухгалтеров.

Аутсорсинговая компания связана с компанией-заказчиком договором о неразглашении конфиденциальной информации, перечень которой содержится в договоре. В противном случае аутсорсинговая компания выплачивает внушительный штраф.

6. При аутсорсинге более широкий доступ к компетенциям

Здесь рассматривается аспект, который не связан с тем, что компания заключила трудовой договор с неквалифицированным бухгалтером, чьи ошибки будут видны после сдачи первой же отчетности. Речь идет о том, что в штате компании не всегда есть квалифицированные юристы, налоговые консультанты, экономисты и другие специалисты, которые могут помочь бухгалтеру при выполнении им своих обязанностей.

Читать еще:  В Россию доставлен огонь из базилики Рождества Христова в Вифлееме

При аутсорсинге бухгалтерии компания-заказчик начинает сотрудничать с целым штатом консультантов разных специальностей, которые более оперативно решают рабочие вопросы и могут оказать профессиональную консультацию.

7. Возможность аутсорсинга отдельного участка бухгалтерского учета

Практика показывает, что увеличивается число договоров на аутсорсинг бухгалтерии, связанных с ведением отдельных участков работы, например, расчет и начисление заработной платы, учет складских запасов, учет расходов на логистику и пр. Так называемый выборочный аутсорсинг оптимизирует затраты компании-заказчика на бухгалтерию, высвобождает время штатных специалистов и снижает затраты на рабочие места.

8. Снижение затрат на рабочее место

Очевидно, что аутсорсинг бухгалтерии снижает затраты на обеспечение рабочего места бухгалтера, независимо от формы трудового договора. Более того, рабочее место бухгалтера это не только офисная мебель и оргтехника. Это ещё и программное обеспечение, которое нужно время от времени актуализировать, а в половине случаев и адаптировать в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.

При аутсорсинге бухгалтерии специализированная консалтинговая компания берет такие расходы на себя, без увеличения стоимости услуг.

9. Повышение квалификации

Любая компания заинтересована в сотрудничестве с профессиональным бухгалтером, который находится в актуальном информационном поле, связанным с изменением законодательства и требованием контролирующих органов. Получение таких знаний требуют времени (в том числе рабочего времени), а в половине случаев и затрат на оплату курсов повышения квалификации и пр.

При сотрудничестве со специализированной консалтинговой компанией такие расходы отсутствуют, т.к. аутсорсинговая компания всегда заботится о высокой профессиональной подготовке своих сотрудников.

10. Снижение затрат на дополнительные операции

Несомненный бонус при аутсорсинге бухгалтерии это передача на сторону специализированной консалтинговой компании секретарской работы в части бухгалтерского сопровождения организации, а также курьерских услуг и пр.

11. Влияние в коллективе

Несомненно сотрудники бухгалтерии оказывают влияние на корпоративную атмосферу внутри компании. В аутсорсинговой компании такой фактор исключен, т.к. взаимоотношения сторон регламентированы договором, где прописан порядок передачи документов и информации, а также описан порядок коммуникации между сторонами. Это похоже на контрактную корпоративную культуру.

Кстати, не забывайте о том, что бухгалтер общается не только с сотрудниками внутри компании, но и с вашими партнерами и клиентами! Интересно – какое впечатление он (она) на них производит и какое мнение оставляет о себе в частности и о компании в целом?

12. Передача дел

Важнейший аспект работы любого бухгалтера – сохранение истории его деятельности, а также архив бухгалтерского сопровождения на протяжении всей хозяйственной деятельности компании. При частой смене бухгалтеров, в том числе и на отдельно взятом участке, начинается хаос.

На практике в компаниях отсутствует реальный механизм передачи дел от одного сотрудника другому. Поэтому в большинстве случаев источник «снежного кома» из писем и постановлений находится именно здесь.

Из практики принятия бухгалтерии на аутсорсинг: в 90% случаях это восстановление бухгалтерского учета в той или иной степени. В компаниях отсутствуют или не выполняются условия передачи дел. Как следствие, это потеря информации при уходе бухгалтера со своего места работы. При передаче бухгалтерии на аутсорсинг этому стоит уделить особое внимание.

В консалтинговой компании «Константа» при аутсорсинге бухгалтерии этот вопрос тщательно проработан и обсуждается с компанией-заказчиком дополнительно, с учетом специфики документооборота.

Автор: Ульяна Асафьева – Управляющий партнер консалтинговой компании «Константа» на основе собственного материала.

Аутсорсинг от A до Z

В основу качественного аутсорсинга можно положить пять принципов:

  1. Осознавать, чего хочешь.

Прежде чем приступить к активным поискам подрядчика, решите для себя, что вы хотите получить? Аутсорсинг бухгалтерских услуг не разовая акция, а серьезный стратегический шаг. Не стоит совершать опрометчивых движений только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с надзорными органами, но сами при этом не готовы полностью соответствовать текущему законодательству, то стоит еще раз взвесить все за и против.

  1. Конкретизация ожиданий.

Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться от сотрудничества. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны исходя из первоначально определенных приоритетов.

Вот лишь некоторые из возможностей, которые может дать передача бухгалтерских функций:

  • защита от ошибок штатного персонала;
  • контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
  • внедрение электронного документооборота;
  • расчет налоговой базы всех форм;
  • обеспечение безопасности расчетов;
  • подготовка и передача отчетности в ИФНС;
  • подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.

Перечень может быть продолжен, но не факт, что вам потребуются все преимущества сразу – четко обрисуйте границы своих запросов.

  1. Проверка подрядчика.

При поиске и выборе компании-аутсорсера можно ориентироваться на несколько позиций.

  • Отзывы в интернете.

Компании этой отрасли чаще всего ищут клиентов за счет продвижения в интернете. Посмотрите сайт компании, корпоративный блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?

Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, торговле или оказываете медицинские услуги, то наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание.

  • Мнения реальных клиентов.

Не постесняйтесь связаться с кем-то из реальных клиентов и обсудить, насколько они довольны сотрудничеством с действующим подрядчиком.

Все ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, и всегда велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика, но учтите – этот простой путь далеко не самый эффективный. Компания-аутсорсер в свою очередь будет пристально смотреть на вашу компетентность, чтобы понять насколько она сможет справиться со своими обязанностями.

Ответственность понятие обоюдное: если вы или ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, то никто не спасет вас от собственной халатности.

Среди объективных трудностей при составлении договора на первом месте отсутствие нормативной базы. Руководствоваться придется общероссийским законодательством, так что читайте каждый пункт и не стесняйтесь спрашивать и консультироваться. А заключив соглашение, регулярно проверяйте состояние документов и предоставляемых отчетов.

Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге

Плюсы бухгалтерии на аутсорсинге

В настоящее время все больше предпринимателей понимают, что будущее за передовыми технологиями управления и концентрации на своей основной деятельности. В числе общих управленческих трендов — выделение бухгалтерии на аутсорсинг. Все больше руководителей предпочитают доверить свой бухгалтерский и налоговый учет сторонним специализированным организациям. Среди плюсов бухгалтерского аутсорсинга можно назвать:

  • Снятие с руководителя всех кадровых и организационных задач по управлению своей бухгалтерией. Не нужно беспокоиться о настроении бухгалтера, его желаниях, так как компанию будет обслуживать не один бухгалтер, а команда высокопрофессиональных сотрудников (бухгалтеров, налоговых консультантов, юристов, кадровиков, расчетчиков зарплаты и др.).
  • Профессионализм бухгалтера на аутсорсинге гарантирован аутсорсинговой фирмой, так как каждый сотрудник при приеме на работу проходит строгий отбор, ежегодно повышает свою квалификацию и проходит аттестацию.

Например, в нашей компании 1С-WiseAdvice при приеме на работу каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование. Т.е. квалификацию бухгалтеров проверяют профессионалы.

Мы можем поделиться тестом (с ответами), который сами используем при найме бухгалтеров; либо можем сделать экспресс-аудит бухгалтерской базы, чтобы понять качество ведения учета, текущие финансовые и налоговые риски компании и где вы сейчас теряете деньги — возможно, именно по вине бухгалтера.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector