0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Организовываем переезд офиса по шагам

Содержание

Организовываем переезд офиса по шагам

Любые перемены несут с собой новые возможности. Джек Уэлч

Мувинговая компания «ПрофиПереезд», основываясь на многолетнем опыте работы в сфере организации переездов, поделится рекомендациями, как сменить офис быстро и с наименьшими сложностями.

Для начала наметьте четкий план действий:

  • Составьте график подготовки к переезду и непосредственно самого переезда

В зависимости от размеров компании процесс может занимать от одного дня до недели. Как показывает практика, переезд лучше запланировать с расчетом на выходные дни. Так смена офиса пройдет без остановки рабочего процесса. В понедельник сотрудники сразу начнут работу на новом месте.

2. Проинформируйте персонал

Перемены не всем придутся по душе. Хорошей идеей снизить сопротивление сотрудников является проведение опроса об улучшении условий будущих рабочих мест и обязательно учесть эти пожелания в реальности.

3. Определитесь с транспортной компанией

Чтобы уберечься от возможных негативных последствий, лучше, если переезд офиса будет производиться квалифицированными специалистами, для которых организация офисных переездов — ежедневная работа.

4. Убедитесь в полной готовности

Ремонт закончен, схема расстановки мебели в новом помещении составлена, а дата переезда назначена! Остается только загрузить автомобили и обустроиться на новом месте.

Профессиональный переезд

Мувинговые компании – выбор тех, кто стремится к качеству и оперативности переезда. Сотрудники такой фирмы оказывают услуги переезда «под ключ»: разберут и упакуют мебель, погрузят технику и архивы документов, а потом все в обратном порядке расставят на новом месте и подключат технику.

Как же определиться с выбором перевозчика и не прогадать? Обратите внимание, на такие важные моменты:

  • Профессиональные мувинговые компании предлагают услуги не только по перевозке имущества, но и по оценке объема переезда и подготовке к нему. Обычно такая услуга предоставляется бесплатно;
  • Наличие в автопарке машин, правильно подготовленных внутри для перевозки мебели: снабжены системой фиксирующих ремней и прокладочными материалами, имеют гидроборт для погрузки особо тяжелых предметов;
  • Перевозчик может заранее доставить коробки и другие материалы, чтобы сотрудниками самостоятельно упаковали личные вещи.

Обязательно подписывайте коробки (имя сотрудника, номер кабинета или название отдела), чтобы после переезда легко найти их на новом месте.

  • Отзывы. Компании, специализирующейся на переездах организаций, имеют рекомендации или благодарственные письма заказчиков, подтверждающие опыт и качество в проведении крупных переездов.

День «Х»

Изнуряющие подготовительные мероприятия позади! Доверив перевозку офиса специалистам, можно спокойно наблюдать, как команда специалистов по переезду выполняют свою работу. Необходимо только координировать действия бригады согласно заранее подготовленному плану.

После переезда

Отпразднуйте с коллегами переезд в новый офис! Пусть он станет новым этапом в развитии компании и выхода бизнеса на новый уровень!

Планируете переезд в новый офис?

5 правил офисного переезда:

  • Проинформируйте сотрудников. Главное правило: чем структурированнее информация, тем меньше проблем. Сообщите, когда и куда будет осуществляться переезд, как каждому к нему подготовиться.
  • Составьте временной план и четко следуйте ему. Обозначьте точное время упаковки вещей сотрудниками, погрузки и разгрузки, распаковки и сборки мебели, установки офисной техники. Это поможет контролировать ход переезда и оперативно выявлять ошибки или трудности.
  • Составьте ситуационный план. Во-первых, обязательно нужен план расстановки мебели на новом месте. При масштабных переездах целесообразно разделить офисное пространство на зоны, а те, в свою очередь, на квадраты.
  • Упаковка и сортировка вещей. Упаковка – это целая наука. Распечатайте специальные значки-обозначение или купите наклейки, запаситесь широким скотчем, коробками, пакетами и разноцветными стикерами. Все болтики от столов, стульев и тумбочек приклеиваем в пакетике к одной из частей предмета мебели. Шнуры от мониторов, системных блоков, принтеров и факсов также подписываются стикером и обматывается скотчем.
  • Промаркируйте имущество. Введите общую систему маркировки для всех сотрудников. Чтобы избежать путаницы, профессиональные муверы предлагают следующую схему: отдел — ФИО сотрудника — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — комната (квадрат) — номер рабочего места. Не забывайте маркировать общее имущество — кулеры, принтеры, вешалки: они часто теряются. Тут часто срабатывает принцип: общее, значит, ничье.

Организация переезда офиса

Хороший офис – настоящий «второй дом» для его сотрудников. И за время пребывания в этом доме каждый работник обзаводится множеством вещей. Среди них есть как важные бумаги, оргтехника и канцелярия, так и милые сердцу мелочи, сувениры и прочие нужные вещицы. А как быть, когда предстоит смена офиса? Как быстро и аккуратно перевезти все необходимое, ничего не потеряв и не испортив? Есть целая система правильной организации переезда с несложными правилами, соблюдая которые можно сменить офис без проблем и без потерь. Но можно обойтись и без этих ухищрений – достаточно лишь заказать офисный переезд под ключ в компании «Деликатный переезд». Все хлопоты и хитрости, связанные с переездом в новый офис, возьмут на себя профессионалы, а вам не придется отрываться от работы и беспокоиться о сохранности своих вещей.

Читать еще:  Саудовская Аравия не намерена давать привилегии паломникам из Ирана

Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:

  • принятие решения о переезде;
  • выбор подрядчика;
  • подготовка к переезду;
  • переезд и обустройство.

Переезжать или не переезжать… Принимаем решение

Если такая идея возникла, то необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие предстоят расходы и насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки переезда.

В зависимости от масштабов компании планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда.

На данном этапе опасным моментом может являться некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, уделите внимание двум моментам: кому звонить и что спрашивать.

Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр оказываемых услуг, есть ли служба контроля качества, как говорится, важна каждая мелочь. Определите, какие работы потребуется выполнить. Чьими силами осуществлять упаковку вещей и мебели, нужно ли только перевезти вещи, кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок, а может быть необходим весь этот объем работ? Подыскивайте компании, которые смогут удовлетворить все ваши запросы.

Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких компаний. Специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить цифры весьма приблизительные.

Какую первичную информацию точно нужно озвучить при первом телефонном звонке:

  1. Действительный объем перевозимого имущества. Важно вспомнить все: количество стульев и кресел, размеры столов, сколько полок в каждом из шкафов, надо ли разбирать мебель или же часть мебели можно перевезти в собранном виде.
  2. Необходимые сроки, в которые должен быть осуществлен переезд. Возможно, вам важно переехать за выходные, чтобы в понедельник все сотрудники могли выйти на свои рабочие места. В свою очередь у компаний-подрядчиков может быть наценка на работу в выходные дни, это стоит учитывать.
  3. Есть ли оборудование или мебель, требующие особого внимания при переезде. Например, дорогостоящая мебель из кабинета директора, или особо тяжелый сейф. Все это потребует дополнительных ресурсов и соответствующей квалификации сотрудников мувинговой компании.
  4. Обозначить особенности помещений, как при выезде, так и въезде: с какого на какой этаж планируется переезд, какие есть лифты, лестницы.

Разумеется, даже такое дело как обзвон не стоит поручать секретарю, который не владеет полным объемом информации. Такие нюансы знает только специалист, обеспечивающий бесперебойную хозяйственную деятельность офиса.

Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше всего проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения с учетом ваших пожеланий. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость переезда, но и график, план переезда, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений от мувинговых компаний, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.

Сравниваем сравниваемое

На втором этапе происходит выбор мувинговой компании: подготовка тендерной документации, проведение тендера, определение условий переезда, заключение договора.
Какие подводные камни встречаются на данном этапе:

  1. выбор подрядчика, не обладающего необходимыми для реализации проекта ресурсами;
  2. подписание договора, не содержащего принципиально важные положения (ответственность исполнителя за сохранность имущества компании и третьих лиц, соблюдение сроков переезда, информация об итоговой стоимости переезда).

При выборе мувинговой компании, во-первых, принципиально важно убедиться в том, что у компании есть все необходимые для организации вашего переезда ресурсы, и что эти ресурсы нужного вам качества. Запросите информацию о состоянии грузового транспорта для переездов, количестве профессиональных грузчиков, работающих в штате, какие инструменты и упаковку используют при работе.

Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании

В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Не сомневайтесь, как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду.

Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох?

Стоимость будет складываться из следующих составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем работ и количество времени. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы заполучить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства.

Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.

После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко представляете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это нужно обязательно зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или же процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.

Читать еще:  В сербском монастыре Хиландар на святой горе Афон в Греции произошел пожар

После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.

Готовимся к переезду

Итак, мувинговая компания выбранa ;). Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда).

Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.

Что можно и нужно подготовить заранее?

Поехали!

Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса.

Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты ответственных сотрудников мувинговой компании, которые осуществляют ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе.

Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда.

Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, айтишники, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет весьма проблематично.

Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.

Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство и передвигать мебель на свой вкус. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.

Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!

Выбор перевозчика и организационные вопросы

Чтобы выбрать компанию, предоставляющую услуги офисного переезда, надо учесть пару моментов:

  • компания должна иметь опыт организации именно офисного переезда,
  • компания должна взять на себя не просто транспортировку, но и сопутствующие услуги, поэтому идеально, если это будет сервис под ключ, чтобы можно было заказать переезд офиса с упаковкой вещей,
  • наличие положительных отзывов и рекомендаций,
  • предоставляет ли компания услугу разборки мебели.

Заранее выясните вопросы въезда-выезда с территории офиса и наличия грузового лифта, чтобы уточнить этот момент при заказе бригады.

Новую жизнь надо начинать, полностью закрыв долги из старой — проверьте лишний раз, нет ли у вас задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса.

Подготовьте пропуска в старом и новом офисе для своих сотрудников и сотрудников транспортной компании, которые будут осуществлять переезд.

Помните шаг №1 про план? Будет идеально, если вы его распечатаете и в день переезда покажете работникам транспортной компании.

Как правильно упаковать перевозимую технику

Здесь все достаточно просто. Каждому работнику выделяется несколько картонных коробок. Работник упаковывает всю оргтехнику, которой пользуется на своем рабочем месте. Обязательно нужно подписать, в какой коробке находится техника, в какой – документы. Упаковки с оргтехникой лучше всего пометить надписью «Не кантовать». Общие документы и архив можно просто разложить по коробкам, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо сотрудник, ответственный за делопроизводство, либо все сотрудники сообща.

Если часть офисной мебели разбирается, то все разборные детали упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это нужно для того, чтобы не терять лишнее время на поиски деталей после переезда.

Особое внимание нужно уделить перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы необходимо тщательно обернуть бумагой и упаковать в коробки. Лучше всего держать эти коробки в поле зрения во время погрузки. Грузить их нужно в последнюю очередь. Обязательно сделать на коробках пометку о том, что их не следует переворачивать и ронять.

Мувинговые услуги включают в себя:

  • подготовку к переезду;
  • разборку мебели и сложных конструкций;
  • упаковку предметов (а также, по необходимости) маркировку боксов;
  • перевозку и, если необходимо, подъем коробок;
  • сборку мебели, подключение техники;
  • уборку (по желанию).

Ключевой момент в смене места — планирование. Поэтому первым этапом является оценка, после которой будет составлена смета. Как правило, оценка на местах производится бесплатно.

Несколько советов перед началом:

  • Чтобы не прерывать трудовой процесс, отложите перевозку на вечернее время. Тогда к следующему рабочему дню техника и документы уже будут на новом месте.
  • Старайтесь не заказывать машину «на вырост», то есть большего объема: лишнее пространство в грузовом автомобиле потребует дополнительных мер предосторожности, чтобы мебель и оборудование не двигались при транспортировке.
  • Договоритесь об уборке помещения, которое ваша компания занимала раньше. Это позволит сохранить хорошие отношения с предыдущим арендодателем.
  • Чтобы организовать офисный переезд недорого, часть работ (например, маркировку и подключение оборудования) можно оставить за собой. Срочный переезд увеличивает ставку, так что лучше планировать перевозку заблаговременно.
  • Попросите всех сотрудников маркировать коробки. Это поможет быстро разобрать боксы и сэкономить время на новом месте.
    После такой подготовки будет проще начать офисный переезд по Санкт-Петербургу или за пределы города. Если грядущие перемены все еще смущают, обратите внимание на комплексную перевозку. В этом случае все заботы от А до Я лягут на плечи мувинговой компании. Вам останется только утвердить смету и показать, как расставить предметы на новых местах.
Читать еще:  Скончался выдающийся русский филолог и библеист Сергей Аверинцев

Особенности офисного переезда

Одной из сложностей при организации переезда офиса — это перевозка архивной документации. За время работы компании в архиве накапливается огромное количество бумаг. Важно спланировать, куда будут размещаться архивные документы. Самое удобное расположение -это цокольный или первый этаж.

Организовать переезд офиса с архивом, рабочими документами, вещами и мебелью нужно очень детально.

Размещение архива на первом этаже имеет ряд преимуществ. Трудозатраты на размещение архива будут значительно ниже, чем при размещении на втором или этажах выше. Особенно при отсутствии лифта. Вновь поступающие архивные документы будет легче складировать, а документы требующие утилизации легче утилизировать.

Если размещение архива на первом этаже невозможно, то важно найти максимально удобное место. Отсутствие лифта для подъема документации увеличивает стоимость работ в 2 раза. Наличие длинных коридоров более 50 метров так де увеличивает стоимость работ.

Офисный переезд: подготовка, организация, особенности мероприятия

Многие компании в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью смены места «дислокации». Причины офисного переезда разные: от повышения арендной платы до покупки собственного помещения в Москве. Перевозка вещей из одной конторы в другую ведет к остановке рабочего процесса. По этой причине требования к офисному переезду довольно высокие: краткие сроки проведения процедуры, внимательное отношение к имуществу, максимальный комфорт сотрудников. Предоставить услуги переезда на профессиональном уровне способна компания «Домовозов». Заказать мувинговый сервис переезд офиса с грузчиками можно по телефону, указанному на сайте.

Наши цены на переезд офиса

Наши цены прозрачны, а тарифы не меняются в процессе работы. Вы не услышите от нас слов: «цена от. », при понятном для нас объеме работ мы всегда назовем Вам реальную и доступную цену.

Заезд в центр Москвы (ТТК) оплачивается отдельно — руб.

Компания «Лоу Кост Переезд» предлагает свои услуги в организации и проведении офисного переезда любой сложности, объема и продолжительности. При проведении офисного переезда наши сотрудники быстро и аккуратно упакуют личные вещи сотрудников и разберут и подготовят мебель для перевозки. Наше предложение в данном классе переездов звучит как «офисный переезд недорого». Если Вам действительно важно перевезти офис качественно и максимально дёшево — наша компания, пожалуй, единственная которая сможет Вам помочь.

Стратегия компании построена на взаимозаменяемости и универсальности всех наших сотрудников. Минимизация Ваших расходов — основной принцип работы нашей компании. Расходы бывают запланированные и незапланированные.

Наша главная задача заключается в оптимизации запланированных расходов и сведении к минимуму возможности появления незапланированных.

Закажите у нас переезд офиса с грузчиками с перевозкой всего офисного имущества. Работаем с хрупкими, дорогими, тяжелыми предметами мебели, оргтехникой, сейфами и серверным оборудованием.

Если Вас до сих пор пугают переезды из-за транспортировки огромного количества вещей, мы готовы помочь. Нашли новый офис, в котором сможете выйти на новый уровень обслуживания клиентов, он кажется Вам более просторным и комфортным? Тогда пришло время переезда. «Новоселье» — это современная мувинговая компания с гарантией сохранности ваших вещей.

3 причины заказать офисный переезд недорого:

1. Бережное отношение к Вашим вещам. Все предметы интерьера, оборудование, мебель будут доставлены без единого повреждения. Команда профессиональных грузчиков не допустит ошибок. Даже самые хрупкие вещи останутся невредимыми.

2. Финансовая прозрачность. Воспользуйтесь калькулятором предварительного расчета стоимости услуги на сайте и получите подробную смету при заключении договора. Мы не обманываем своих клиентов, которые возлагают на нас ответственную задачу. Никаких переплат и дополнительных комиссий.

3. Качественное обслуживание. Мы дорожим достойной репутацией. Каждый клиент для нас особенный, поэтому прислушиваемся к пожеланиям, соблюдаем сроки и предоставляем услуги на высшем уровне. Перед подписанием договора Вы максимально проинформированы и получаете гарантии. Чтобы заказать переезд офиса с грузчиками в Москве и области, достаточно обратиться к нам.

Перевозка офиса с грузчиками в Москве: перечень услуг

• профессиональный выбор упаковочных материалов, чтобы транспортировать вещи из офиса без повреждений;
• погрузка имущества. Опытные грузчики постоянно проходят инструктаж и совершенствуют свои навыки;
• перевозка груза в специально оборудованном транспорте;
• разгрузка имущества, занос в помещение, расстановка мебели по желанию клиента;
• отчет о проделанной работе.

Профессиональные офисные переезды: срочные перевозки без проблем


При расчете предполагаемой стоимости Вы можете воспользоваться онлайн калькулятором или обратиться к консультанту по номеру +8 (495) 646-03-39. На стоимость влияют объемы, количество вещей, их вес. Итоговую цену представитель нашей компании огласит после оценки масштабов переезда. Мы приедем в ваш офис и уже на месте составим смету. Только после этого Вы решаете, подписывать ли договор. После подписания договора стоимость работ не меняется.

Мувинговая компания имеет расширенный автопарк, где всегда найдется транспорт для перевозки крупногабаритного груза.

Если Вы выбираете опытных специалистов в сфере переездов, обращайтесь в «Новоселье». Мы готовы пойти Вам навстречу, соблюдая сроки и пожелания.

Куда обратиться для организации офисного переезда

Наш партнер, компания «Перевозкинъ», готов взять на себя все хлопоты и осуществить «переселение» в кратчайшие сроки. Почему это выгодно? Потому что они:

  • разберут офисную мебель и упакуют все вещи, в том числе и архивы;
  • разместят и зафиксируют технику в машине, чтобы обеспечить ее сохранности при транспортировке;
  • оптимально рассчитают пространство для загрузки транспортного средства;
  • перевезут и разгрузят имущество по новому адресу;
  • расставят все предметы согласно планам заказчика;
  • вывезут оставшийся мусор.

В вашем распоряжении грузовые автомобили разной вместительности, необходимое оборудование, опытные сотрудники. И все это по доступным ценам в Москве!

Хотите, чтобы перевозка вещей была легкой и безболезненной? Тогда закажите услуги в компании «Перевозкинъ», позвонив по указанному на сайте номеру телефона.

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector